Telesecretarias

Reflexiones y perspectivas sobre perder el tiempo

Dice el maestro David Allen que solo existen 5 razones para tener una reunión y yo suscribo al 100% esta afirmación. Las 5 razones son:

  1. Compartir información.
  2. Recabar información.
  3. Explorar opciones.
  4. Tomar decisiones.
  5. Mantener/reforzar el contacto humano.

Obviamente, en una reunión puede darse más de una de estas razones. De hecho, en las Jornadas OPTIMA LAB normalmente se dan las cinco. Además, en nuestra metodología para la gestión efectiva de reuniones, es imprescindible indicar cuál (o cuáles) de las cuatro primeras razones justifica la inclusión de cualquier tema que se propone para tratar.

Te cuento todo esto porque la semana pasada, escasamente un mes después de las XII Jornadas OPTIMA LAB, tuvieron lugar las IX Jornadas de la Red de Consultoría Artesana (#redca9), que volvían a Madrid por segunda vez, en esta ocasión en Team Labs (aprovecho para dar las gracias a Félix Lozano y al resto del equipo por su hospitalidad).

Esta proximidad en el tiempo ha condicionado sin duda mi experiencia personal en estas Jornadas #redca9, ya que ha sido inevitable la comparación entre ambas, a pesar de que se trata de dos redes sustancialmente distintas, en la medida que OPTIMA LAB es una red productiva y #REDCA es una comunidad de aprendizaje.

Las reuniones que mantenemos en OPTIMA LAB se caracterizan sistemáticamente por terminar con una sensación compartida de logro y avance, sensación que viene avalada por la cantidad de temas tratados, decisiones tomadas y acciones y proyectos derivados.

Por el contrario, cada una de las Jornadas #REDCA es una caja de sorpresas y lo que allí ocurre puede llegar a ser muy distinto de unas Jornadas a otras. En la que mantuvimos el pasado mes de julio en Zaragoza, por ejemplo, se compartió mucha información y también se tomaron bastantes decisiones. En esta última, al menos en mi opinión, ha primado la quinta razón, es decir, mantener/retomar/reforzar el contacto humano.

En un momento dado, salió a relucir la cuestión sobre si estas reuniones podrían ser o considerarse «perder el tiempo». Este debate surgió a partir de un hecho evidente: la mayoría de los temas incluidos en el orden del día de la reunión había quedado sin tratar y, en su lugar, la conversación había ido fluyendo de manera anárquica y relajada, «saltando» de un tema a otro sin objetivo ni propósito claros.

Desde el paradigma cuantitativo de la «gestión del tiempo», estas IX Jornadas #REDCA han sido sin duda un completo desastre productivo, y no precisamente por ser fruto de la improvisación ni de la mala preparación, sino más bien a pesar de lo contrario.

Exceptuando la absurda manía de asignar tiempos a los temas a tratar (como si existiera una bola de cristal que permitiera saber cuánto va a llevar abordar cada tema de manera adecuada), se cumplían todos los requisitos clásicos que la obsoleta «gestión del tiempo» recomienda para la gestión efectiva de reuniones.

Por ejemplo, había un orden del día conocido con anterioridad por todos los asistentes, de manera que pudieran acudir debidamente informados y preparados. Se trataba de un orden del día integrado por temas diversos y en cuya composición todos los nodos habían sido involucrados con tiempo más que suficiente y habían tenido oportunidad de participar de forma activa.

También contábamos con un moderador, si bien de forma un tanto implícita más que explícita, y los límites horarios de la reunión estaban claramente definidos, eran conocidos por todas las personas allí presentes y se respetaron de forma bastante respetable.

Nada de lo anterior pudo evitar, sin embargo, que «perdiéramos el tiempo». Ahora bien, ¿hasta qué punto es esto realmente así?

En el paradigma cualitativo modernola efectividad se mide en función del valor aportado y este depende del grado de consecución del objetivo vinculado a un propósito.

Esto nos lleva a que, por una parte, cada asistente tiene que tener claro con anterioridad qué resultado, o resultados, espera de la reunión y, por otra parte, con qué propósito busca esos resultados.

No sé si esto era realmente así para todas las personas que asistieron a estas IX Jornadas #REDCA, pero mi impresión es que, al menos en algunos casos, no.

Sí que puedo hablar por mí, y para mí han sido unas jornadas muy efectivas, ya que iba con unos resultados y un propósito bien identificados y los conseguí.

Por una parte, quería retomar contacto con varios nodos a los que hacía mucho tiempo que no veía, y a los que me apetecía volver a ver y ponerme al día.

Por otra parte, interaccionar con las personas que integran #REDCA me ayuda a reflexionar y me aporta diversidad de opiniones, a la vez que nuevas informaciones y perspectivas, otro de los resultados que buscaba de estas Jornadas. Sea bromeando sobre las «croquetas de cebra» o hablando de cualquier tema más «serio», siempre encuentro algo de valor.

En esta ocasión en concreto, algunas reflexiones que sin duda van a afectar al portfolio de servicios y a la estrategia de precios de OPTIMA LAB.

También quería aprovechar las Jornadas para invitar personalmente a uno de los nodos de #REDCA como ponente a las próximas Jornadas OPTIMA LAB.

Por último, me apetecía pasar una jornada agradable disfrutando de la compañía y la conversación de un grupo de amigos y amigas a los que aprecio y respeto, y con los que siempre me entretengo y aprendo.

En cuanto a mi propósito, era, por una parte, aprender y, por otra, disfrutar de la relación con un colectivo de personas que me aporta mucho valor, tanto en lo personal como profesionalmente, y mantenerla viva.

Un par de reflexiones para terminar. Por una parte, que la realidad me ha demostrado una vez que la planificación tradicional es absurda y que es imprescindible planificar de forma adaptativa.

Por otra parte, que la ausencia de método dificulta notablemente la efectividad, sea en lo que sea.

Y, por último, un ofrecimiento para mis colegas de #REDCA. En OPTIMA LAB somos profesionales de la efectividad. Eso significa que contamos con la experiencia, el conocimiento, los métodos y las herramientas para que cualquier reunión sea efectiva. Si queréis, y estáis dispuestos a desaprender y probar cosas nuevas, me tenéis a vuestra disposición.

En cualquier caso, nos vemos en las próximas Jornadas #REDCA. Será un placer volver a perder el tiempo con vosotos.

Jose Miguel Bolivar

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