Agenda y Correo

Trucos de Gmail que te ayudarán a mejorar tu productividad

1. Mailburn: WhatsApp en Gmail

El e-mail no ha muerto ni morirá a corto plazo, a pesar de lo que muchos digan. Al igual que ocurrió con la radio cuando llegó la TV, y con la TV cuando llegó Internet, lo único que pasará es que habrá un cambio en la forma de utilizar este servicio.

Es necesario poder recibir y organizar mensajes en un único lugar, ofreciendo un sistema de comunicación natural que permita flexibilidad en las respuestas. El problema reside en una de las formas de utilizar el correo electrónico: mensajes tipo chat.

Es muy común tener conversaciones por e-mail que podrían realizarse en cualquier servicio de mensajería instantánea, y eso es lo que quieren agilizar en Mailburn, una app para iOS que transforma Gmail en un chat tipo WhatsApp.

No sólo es muy atractiva visualmente, también es especialmente intuitiva. La plataforma muestra automáticamente las conversaciones con nuestros contactos usando un sistema de navegación que permite al usuarios responder más rápido, evitando todo lo que viene después de cada mensaje (copias de las conversaciones, párrafos sobre privacidad, imprimir, etc).

Además, podremos ver cuándo han leído nuestros mensajes, así como archivar, eliminar o marcar e-mails como no leídos. También será posible adjuntar archivos de nuestro móvil y tienen pensado trabajar en la posibilidad de pausar e-mails y programar recordatorios.

2. Sortd, tu Gmail en listas

Sortd es una extensión de Chrome que provee nuevas funcionalidades a tu cuenta de Gmail.

Como su propio nombre indica, la plataforma proporciona, en un mismo espacio, una forma sencilla e intuitiva para planificar y priorizar tu correo electrónico y tareas. Así podrás vivir una experiencia similar a la que ofrece Trello pero, directamente, en tu bandeja de entrada de Gmail.

Pero, ¿Cómo funciona Sortd? Esta plataforma muestra todos tus mensajes de correo electrónico en un solo panel a la izquierda y los tableros de tareas a la derecha de la pantalla. Utilizarlo es especialmente sencillo, ya que sólo tendrás que arrastrar y soltar para poder organizar, reubicar y ordenar distintos e-mails en las diferentes columnas del tablero.

También podrás cambiar el asunto de los correos para identificarlos de forma mejor o agregar nuevas tareas manualmente.

Elimina, crea o modifica tus mensajes como Terminado, Archivado o Pendiente. Igualmente, sólo tendrás que pulsar en un correo para tener una vista previa del mismo.

3. Snapmail, mensajes que se desatruyen

Nuestro correo es una herramienta de correo personal e intransferible. Por eso, en ocasiones, echamos en falta cierta seguridad extra, en especial si hablamos con con personas ajenas a nuestra empresa.

Snapmail es una extensión gratuita para Chrome que permite enviar e-mails desde Gmail que se destruyen automáticamente en cuestión de segundos.

Esto será muy útil si, por ejemplo, tenemos que enviar una contraseña al receptor o cualquier tipo de información confidencial o financiera. Gracias a ella, podremos mandar mensajes sabiendo que éstos desaparecerán para siempre transcurridos 60 segundos desde el momento en el que el receptor lo abra.

El funcionamiento es de lo más simple ya que, nada más instalarla, veremos que aparecerá un nuevo botón con el texto “Snapmail” junto al botón de “Enviar”. De esta forma, cuando tengamos el correo que queramos enviar, sólo tendremos que pulsar ese interruptor para que la extensión se encargue de cifrar el contenido.

En este sentido, es importante recordar que la extensión sólo permite enviar mensajes de texto, por lo que tendremos que olvidarnos de mandar ficheros o imágenes.

4. MailTrack, doble check en Gmail

MailTrack es un servicio español que marca con el conocido doble check azul de WhatsApp los correos de Gmail que han sido leídos por nuestro destinatario.

Gracias a ello, siempre podremos saber si la persona a quien le hemos enviado el correo nos hace caso o, por el contrario, nos está ignorando.

La extensión inserta una pequeña imagen invisible en el coreo que se rastrea desde un servidor. Si esa imagen se ha abierto, MailTrack lo detectará y marcará el correo como leído en nuestra bandeja de entrada.

Eso sí, si el destinatario tiene bloqueadas la apertura de imágenes en los correos, no tendremos nada que hacer.

A pesar de ello, y aunque parezca una herramienta para Gmail muy sencilla, es de lo más útil.

5. Gmail Offline

Gmail Offline es una herramienta que sincroniza tus e-mails y te permite acceder a ellos sin necesidad de tener conexión a Internet.

Si es una cuenta que recibe un flujo constante de correos, te permitirá leer y responder sin la interrupción causada por los nuevos entrantes.

Por lo tanto, Gmail Offline será muy útil si no tienes una conexión a Internet fija o si tienes que moverte de localización por temas laborales. Esto te permitirá responder a tus e-mails y enviarlos todos una vez que te conectes.

Ana Muñoz

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